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Gestione di un'AVIS

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1. Organi E CARICHE Sociali

1.6 - Segretario

Mappa adempimenti ordinari/scadenziario

COMPITI e termini temporali

Redige il verbale del Consiglio Direttivo e aggiorna il registro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio Direttivo

tempestivamente dopo la riunione del Consiglio Direttivo e prima della riunione successiva.

Aggiorna il registro delle adunanze e delle Assemblee

tempestivamente dopo la riunione dell’Assemblea.

Aggiorna il libro degli Associati e il libro dei volontari che svolgono attività in modo non occasionale

le variazioni devono essere approvate dal Consiglio Direttivo nella seduta convocata entro il 31 gennaio (con riferimento ai dati del 31 dicembre precedente).

Cura la pubblicazione nel sito internet dell’Associazione del riepilogo dei contributi pubblici ricevuti l’anno precedente

entro il 30 giugno.

Cura la pubblicazione nel sito internet dell’Associazione di emolumenti, compensi o corrispettivi a qualsiasi titolo attribuiti ai componenti degli organi di amministrazione e controllo, ai dirigenti nonché agli associati (per Associazioni con ricavi, rendite, proventi o entrate comunque denominate superano i 100.000 euro annui)

aggiornamento nel continuo.

Il Segretario è eletto al proprio interno dal Consiglio Direttivo.

Il Segretario dura in carica 4 anni e non può detenere la medesima carica per più di due mandati consecutivi.

La carica di Segretario è non retribuita. Al Segretario spetta esclusivamente il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate in relazione all’assolvimento del proprio incarico.

Il Segretario coadiuva il Presidente nell’espletamento dei propri compiti. In particolare, procede alla stesura dei verbali ed è responsabile dell’ordinata tenuta dei libri dell’Associazione. In presenza di personale dipendente e/o di volontari collaboratori, dirige e controlla il funzionamento degli uffici, impartisce le disposizioni al personale per l'attuazione delle delibere del Consiglio Direttivo e del Comitato Esecutivo e ne sorveglia l'esecuzione, ha le funzioni di capo del personale e propone al Comitato Direttivo tutti i provvedimenti del caso.

Inoltre, Il segretario:

  • conosce i documenti e regolamenti (Statuto, Regolamento, Codice Etico);
  • su indicazione del Presidente procede alla convocazione dei Consigli Direttivi;
  • verbalizza le sedute dei Consigli direttivi e controlla l’esecuzione delle delibere assunte dagli stessi;
  • cura gli adempimenti assembleari;
  • gestisce la corrispondenza ordinaria e straordinaria;
  • prepara le comunicazioni ordinarie e straordinarie (se non direttamente legate alla figura del Presidente);
  • prepara i dati statistici richiesti dalle AVIS Superiori o dalle istituzioni;
  • si preoccupa della corretta e ordinata archiviazione dei documenti;
  • cura la pubblicazione delle informazioni richieste nel sito internet dell’Associazione.

 

In particolare:

a) entro il 30 giugno il riepilogo dei contributi ricevuti da enti pubblici, predisposto dal Tesoriere (legge n. 124 del 4 agosto 2017, commi da 125 a 129);
b) se ricavi, rendite, proventi o entrate comunque denominate superano i 100.000 euro annui, pubblica sul sito e tiene aggiornati gli emolumenti, i compensi o i corrispettivi a qualsiasi titolo attribuiti ai componenti degli organi di amministrazione e controllo, ai dirigenti nonché agli associati.

Il Segretario ha il compito della tenuta dei seguenti libri sociali:

  • il libro degli associati o aderenti (le variazioni devono essere approvate dal Consiglio Direttivo);
  • il libro dei volontari che svolgono le attività in modo non occasionale (le variazioni devono essere approvate dal Consiglio Direttivo);
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee, in cui devono essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico;
  • il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di amministrazione.

 

Gli associati o gli aderenti hanno diritto di esaminare i libri sociali, entro 15 giorni dalla presentazione della richiesta al Presidente.

Ai detentori di cariche sociali spetta esclusivamente il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate in relazione all’assolvimento dell’incarico (ricordarsi di deliberare l’importo del rimborso chilometrico in Consiglio una volta all’anno).

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