Gestione di un'AVIS
2. Scadenzario e adempimenti
SCADENZE ADEMPIMENTI per Avis Comunale o Equiparata
Entro il 31 dicembre
Il Consiglio Direttivo
Verbalizza l’adesione dei nuovi soci, le cessazioni dei donatori e/o le eventuali variazioni da socio donatore a socio collaboratore, con particolare attenzione a chi ricopre ruoli dirigenziaIi. Approva il bilancio preventivo per l’anno successivo.
A inizio gennaio
Il Segretario
Aggiorna il Registro degli Associati, suddiviso tra:
- Soci Donatori attivi;
- Soci ex Donatori;
- Soci Collaboratori.
Entro il 31 gennaio
Il Consiglio Direttivo
1. Approva il Bilancio Consuntivo comprensivo di:
- Stato Patrimoniale;
- Conto Economico (Relazione Gestionale);
- Relazione di Missione.
Per le AVIS Comunali più piccole, che adottano il bilancio per cassa, il Bilancio Consuntivo è costituito dalla Relazione Gestionale per cassa e dalle Linee di indirizzo dell’Associazione (Relazione Associativa).
2. Approva le variazioni del Registro degli Associati:
- adesione nuovi associati;
- cancellazione di Soci dal Registro Associati.
Almeno 15 giorni prima della data dell’Assemblea
Ultima data utile per Assemblea: 28 Febbraio
Il Presidente/Segretario
Convoca l’Assemblea.
Almeno 8 giorni prima della data dell’Assemblea
Ultima data utile per Assemblea: 28 Febbraio
La Commissione Verifica Poteri
Verifica degli aventi diritto al voto in Assemblea e della regolare tenuta del Registro degli Associati.
Entro il 28 febbraio
il giorno dell’Assemblea
La Commissione Verifica Poteri
Verifica il raggiungimento del numero legale per lo svolgimento dell’Assemblea e il numero degli aventi diritto al voto, anche con delega.
Entro il 28 febbraio
il giorno dell’Assemblea
L’Assemblea
- Approva il Bilancio Consuntivo;
- approva la Relazione di Missione o, per le AVIS più piccole, le Linee di indirizzo (Relazione Morale);
- ratifica il Bilancio Preventivo;
- approva il Bilancio Sociale (se predisposto);
- nomina i delegati per l’Assemblea Provinciale;
- esprime indicazioni su delegati per Assemblee AVIS sovra ordinate (Regionale e Nazionale). La nomina effettiva compete alle Assemblee sovra ordinate.
Tempestivamente dopo l’Assemblea
Il Segretario
Produce il verbale dell’Assemblea e aggiorna il Libro delle Adunanze e delle deliberazioni dell’Assemblea.
Entro una settimana dall’Assemblea
Il Segretario
Procede alla trasmissione all’AVIS Provinciale di riferimento della documentazione relativa all’Assemblea (per i dettagli, vai alla sezione dedicata all’Assemblea).
Entro 30 giorni
dall’ insediamento nuovo Consiglio
Il Presidente
Comunica le variazioni all’Agenzia delle Entrate.
Entro 90 giorni
dall’Assemblea
Il Presidente
Inserisce nel RUNTS il Bilancio Consuntivo e le eventuali variazioni delle cariche.
Entro il 30 Giugno
Il Presidente
Aggiorna il RUNTS depositando il bilancio d’esercizio, il bilancio sociale (se previsto) e i rendiconti delle raccolte fondi, se svolte nell’esercizio precedente.
Il Segretario
Cura l’aggiornamento del riepilogo dei contributi pubblici ricevuti l’anno precedente.
Aggiornamento continuo
Il Segretario
Cura l’aggiornamento del prospetto di dettaglio sugli emolumenti, compensi o corrispettivi a qualsiasi titolo attribuiti ai componenti degli organi di amministrazione e controllo, ai dirigenti associativi nonché agli associati (per Associazioni con ricavi, rendite, proventi o entrate comunque denominate superano i 100.000 euro annui).
ADEMPIMENTI NEL CASO DI ASSEMBLEA ELETTIVA
Durante Assemblea annuale che precede l’Assemblea elettiva
L’Assemblea
Nomina la Commissione Verifica Poteri (CVP).
N.B. Il Regolamento dell’AVIS Regionale può prevedere che i compiti della Commissione Verifica Poteri siano assolti dal Segretario dell’AVIS Comunale.
Entro 30 giorni dall’avvenuta nomina della CVP
Il Presidente
Convoca la Commissione Verifica Poteri per la Nomina del Presidente della CVP.
Almeno 8 giorni prima dell’Assemblea
Ultima data utile per Assemblea: 28 Febbraio
Il Presidente
Riceve le candidature per l’Elezione del Consiglio Direttivo.
Entro il 28/02
Durante l’Assemblea Elettiva
L’Assemblea
- Definisce il numero e nomina con voto palese i componenti del Comitato Elettorale;
- definisce il numero dei componenti del Consiglio Direttivo (almeno 5 e comunque in numero dispari);
- nomina per elezione i componenti del Consiglio Direttivo (è necessario prevedere alcuni supplenti per eventuali sostituzioni in caso di cessazione dalla carica, altrimenti è necessario convocare una nuova Assemblea elettiva);
- nomina l’Addetto Contabile e di Bilancio (laddove previsto e se non è presente l’Organo di Controllo);
- nomina l’Organo di Controllo (laddove previsto);
- formula all’Assemblea Provinciale la proposta dei candidati alle cariche elettive dell’AVIS Provinciale.
Entro il giorno lavorativo successivo alle Elezioni
Il Comitato Elettorale
Proclama i risultati dell’elezione e compila il relativo verbale che, sottoscritto da tutti i suoi membri, viene affisso in estratto nei locali della sede legale dell’AVIS interessata.
Entro 30 giorni dalla proclamazione dei risultati
Il Presidente del Comitato Elettorale
Convoca gli eletti per l’accettazione delle cariche. Ciascun Organo elegge al proprio interno il Presidente.
N.B. Il termine può essere sospeso in caso di contestazioni da presentare entro 7 giorni dalla data di affissione degli elenchi relativi alla proclamazione degli eletti, al Comitato Elettorale che decide in via definitiva entro i successivi 5 giorni.
Entro 20 giorni dalla nomina/modifica del Presidente
Il Presidente
Aggiorna i dati del rappresentante legale presso l’Agenzia delle Entrate (modello AA5/6).
Dopo il Consiglio Direttivo di assegnazione delle cariche
serve il verbale del Consiglio
Il Presidente/Tesoriere
Aggiorna i dati del rappresentante legale presso le banche con cui si hanno rapporti di conto corrente (deposito dei nuovi poteri di firma).
Entro 30 giorni dalla delibera di modifica
Il Presidente
Aggiorna le informazioni contenute nel RUNTS relative all’Associazione e deposita il nuovo statuto, l’atto costitutivo o le delibere straordinarie riguardanti l’Associazione.